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浅析城乡居民社会养老保险档案的规范化管理

作者:秦山

来源:中国劳动保障新闻网

2018-11-16 星期三

标签:速冻食品 艾城镇

????城乡居民养老保险业务档案,主要是在办理参保登记、待遇领取、事项变更、关系转移等城乡居民社会养老保险业务过程中直接形成的具有利用和保存价值的文字材料、电子文档等历史记录。由于城乡居民社会养老保险是一项新兴的事业,枣阳市又是人口大市,参保人数众多,业务档案数量庞大,如何完善业务档案管理工作,切实维护广大参保人的利益,是城乡居民社会养老保险工作的一项重要任务。

????一、城乡居民社会养老保险档案管理工作现状

????湖北省枣阳市于2012年6月被国务院确定为第四批城乡居民养老保险工作试点县市,截至2018-11-16,参保人数54.69万人,适龄城乡居民参保率高达99.8%。在超额完成参保缴费任务的同时,枣阳市城乡居民社会养老保险管理局规范有序进行业务档案的归档工作,全面加强档案管理规范化、制度化、信息化建设。一是档案保管的设施、设备已基本完善。投资70多万元,按标准建设档案阅览室、档案库房,添置档案密集柜15组,配备了电脑、扫描机、灭火器、防紫外线窗帘、空调等档案保管设施设备,达到防火、防潮、防尘、防虫等“十防”要求。同时为各镇(办、区)人社服务中心配备了电脑、打印复印一体机、档案铁皮柜等设备。二是业务档案管理工作成效显著。2014年12月顺利通过省一级档案达标升级检查验收,目前已归档入库文书档案54卷、城乡居民养老保险专业档案11123卷、会计档案67卷、设备档案11卷、声像档案4册、实物档案1卷8件、电子档案1卷14盘及各类资料。三是初步实现业务档案信息化管理。安装了科怡档案管理应用软件,配备了档案数据管理专用服务器,建立了全部文书档案和参保专业档案的全文数据库。目前已经微机录入544275条,扫描1635102幅。并与专业科技公司联合,在全省县市首家开发了城乡居民参保业务档案管理软件系统,对所有参保档案资料全部电子扫描上传系统,可通过档案信息系统调取、查阅和管理档案,提高了档案查询、调取便捷率。

????二、城乡居民社会养老保险档案管理工作存在的问题

????(一)档案管理工作重视不到位。在推进城乡居民社会养老保险工作过程中,一部分基层领导对档案管理工作认识不到位,存在“重完成参保缴费任务、轻后续档案管理”的观念。对城乡居民社会养老保险业务档案管理在经费投入、软硬件和人员配备等方面均不到位,枣阳市18个镇(办、区)目前无一建立专门的城乡居民社会养老保险业务档案室、未配置相应的档案管理设备,也未配备专职档案管理人员,所形成的业务材料没有归集成规范的档案材料,档案材料存放地的防潮、防火、防盗等安全防范措施不完备,不利于档案的安全完整。

????(二)档案管理制度不规范。城乡居民社会养老保险档案管理工作还在起步阶段,虽然在推进城乡居民社会养老保险工作中,按照上级有关要求建立了业务档案管理办法,但由于业务档案管理工作政策性强、涉及面广、变动性大,标准要求高,现有的管理制度和管理程序的标准化、规范化和细致度还不够,使得在业务档案管理中,对材料的归档选择、分级、分类管理及销毁没有统一的标准可以遵循。

????(三)档案管理技术方法不先进。枣阳市城乡居民社会养老保险业务档案由于数量过于庞大,无法进行电子采集,所以仍然沿用传统的人工操作模式,电子化、信息化水平还很滞后,导致在档案管理中耗时、耗力,耗财,工作效率不高。

????(四)档案收集工作质量不高。城乡居民社保业务档案收集工作是由乡镇、村两级经办机构完成,首先要由参保人填写申请表单交村城乡居保协理员初审,经村委会盖章确认后送乡镇人社服务中心审核,再由人社服务中心工作人员定期汇总各村业务材料送至市城乡社保局复核,经过环节多,耗时耗力,这中间任何一个环节延误或出差错,都会影响业务档案收集整理的质量和效率。但基层经办机构人手不足,目前枣阳市18个镇(办、区)人社服务中心均只设四至五名经办人员,村设协理员一名,且人员变动频繁,影响了业务档案的收集整理的质量和效率。另外,由于一部分参保人文化水平低,有的村由于协理员素质不高指导不力等原因,类似申请表单填写不规范、身份信息不准确、缴费档次选择和申请事项随意涂改等情况时有发生,申请人和经办人签字及村委会印章也经常遗漏,档案材料的完整性、规范性、准确性、严谨性较差。

????(五)档案管理人员素质不高。城乡居民社会养老保险业务档案量大、涉及业务环节多、政策性和专业性强,要做好档案管理工作,要求档案管理人员不仅要熟悉城乡居民社会养老保险工作相关政策和业务流程,还要掌握相关的其他学科综合知识和档案管理专业知识、熟悉档案管理政策法规,对业务档案进行准确分类和科学管理,但目前枣阳市城乡居民社保局、乡镇档案管理工作人员全部是兼职人员,不具备专业的档案管理知识和科学的档案管理技能,面对数量庞大、类别繁杂的业务档案,档案管理工作效率和管理质量短期内难以提高。

????三、提升城乡居民社会养老保险档案管理工作水平的建议

????(一)转变观念,提高档案工作重要认识。意识决定人的行为,要做好城乡居民社会养老保险业务档案管理工作,必须改变认为档案管理工作枯燥繁琐又无关紧要的陈旧观念,明确档案管理工作不是简单的收集保管材料,业务档案是参保人唯一的参保缴费原始记录和到龄享受养老待遇的有效凭据,档案管理工作质量直接关系到参保人的切身利益和群众的参保积极性,关系到城乡居民社会养老保险工作的顺利推进。要加大档案管理工作的宣传力度,在利用电视宣传栏目、手机短信、微信、宣传单和宣传栏等各种有效载体宣传城乡居民社会养老保险相关政策时,同步宣传档案管理工作的重要性。改变基层领导和经办人员只重视参保缴费、不重视业务档案管理的认识,切实增强做好档案管理工作的责任意识。

????(二)完善制度,实行档案规范化管理。档案管理工作时间跨度长,是一项繁杂、严谨、细致的工作,建立健全业务档案管理一系列合理性、科学性、可操作的制度,才能实现业务档案管理工作的规范化,一方面要根据城乡居民养老保险工作实际情况,建立健全业务档案保管、整理、资料收集等一系列制度,并下达档案管理目标任务,制定奖惩办法,加大考核力度;同时要依据《社会保险法》和《档案法》等相关政策法规,制定出城乡居民养老保险档案分类大纲及各类档案保管期限,针对每一类档案制定不同的管理制度,将各个子制度构建成一个完整的制度体系,使档案管理工作有章可循、规范操作,确保档案管理工作的法制化、制度化、规范化。

????(三)改进方法,加快档案信息化建设。随着信息时代的到来,档案管理传统的方式方法已不适应新形势要求,运用新科技和信息化管理手段,加快档案管理信息化工作,是适应社会和时代发展必然选择。城乡居民社保险档案信息化建设就是要针对信息化水平落后的现状,引进先进的业务档案管理系统,用电子软件对各类档案编制卷内和案卷目录,借助于检索工具对档案进行调卷和信息的检索,实现用计算机系统管理档案,档案数据省、市、乡三级共享,不断提高城乡居民社会养老保险业务档案管理的工作效率和调用便捷率,最大限度地提高档案管理质量。

????(四)加大投入,保障档案管理工作效率。保障镇、村两级经办机构经费投入,充实配齐经办人员,逐步改善村协理员待遇,尽可能考虑在目前每人每月200元补助的基础上,随着社会进步和经济发展逐年同比例提高,从而提升他们工作积极性。同时加强对镇、村两级经办人员业务指导,全面提升档案收集整理工作质量。配齐乡镇业务档案室所需各类硬件、软件设施,从根本上改善乡村业务档案管理工作条件,有效保证档案材料的准确完整和规范严谨,保证各环节材料传递的及时、高效。

????(五)提升能力,培养档案管理专业人才。做好一项工作,人才是关键,做好城乡居民社会养老保险业务档案管理工作,离不开具有较高的档案管理工作专业素质和责任意识的人员。要结合城乡居民社会养老保险发展趋势,按需施教,注重实效,高度重视档案人员培训工作,根据实际需要不定期举办培训班,全面提升档案管理人员的业务水平。档案管理人员要注重自我提高,平时要努力练好基本功,注重学习政策法规和业务知识,把熟悉“家底”当成自己的天职。在加强培训现有人员的同时,可以考虑新招收专业档案管理员,通过培训和招录双管齐下,培养一批优秀的档案管理专业人才,促进城乡居民社会养老保险业务档案管理工作水平的全面提升。

 
 
责任编辑:张雪 罗京
 
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